領収書やレシートが無い時は出金伝票で記録しておこう

経費に計上するときに領収書やレシートに基づいて記帳し、その証拠として領収書・レシートを保存する必要があります。

では、領収書などがない場合は経費にならないのでしょうか？

自動販売機での購入や香典など、やむを得ず領収書を貰えないものは出金伝票に必要事項を記入して経費に計上できます。

あくまで領収書やレシートがでない場合なのであまり使う機会はないかもしれませんがあると便利なので1冊準備しておきましょう。

出金伝票の書き方

こちらが出金伝票で文房具店や100均でも売っているので簡単に手に入ります。

B6・B７ぐらいのサイズで手帳や卓上カレンダーぐらいの大きさになります。

記載するのは次の５つになります。

③は必須というわけではないので会計ソフト入力時にわかりやすのであれば書く、ぐらいで構いません。

④の摘要欄には”誰と”会ったとか”どこへ”行ったか、”何を”買ったか、など支払の内容がわかることを書きます。

使いすぎると逆に疑われる

出金伝票はあくまで領収書やレシートがない場合に使うのであまりに使用頻度が多いと税務調査で怪しまれることがあります。

電車賃は駅の券売機で領収書が出るところもありますし窓口でも発行できます。

移動手段が電車やバスならIC乗車券を利用した方が券売機を使わず便利ですし利用明細も印刷できます。

出金伝票の他に支払いを証明できそうなものも一緒に保管する

ご祝儀や香典などの慶弔費も領収書はありませんので出金伝票を使いますが金額も大きいですし他に証拠になりそうなものを合わせて保管しておくといいです。

例えば案内状や香典袋、メールで連絡があった場合はそのメールを印刷して出金伝票と一緒にしておきましょう。

出金伝票の他の使い方

領収書の代わりに使う他にも出金伝票は使えます。

領収書の印字が薄くて見えにくいとき

領収書やレシートの印字が消えそうなことがありますが自分で上から書き直すのはやめましょう。

後から見ると違和感があり金額を増やしたと疑われるかもしれません。

そこで、出金伝票を使って領収書・レシートと同じ内容を記入して、原本は何もせず出金伝票と一緒に保管するようにして下さい。

領収書だけではわかりにくいとき

小さいレシートに日付と金額だけ印字されている場合や日付が空欄の領収書など・・・それだけでは内容が不十分の領収書やレシートがあります。

領収書に自分で追記するのはダメですし、レシートが小さければメモ書きすることもできません。

それだと後で見直したときに何の出費だったかわからなくなるので、出金伝票を使って不足している内容を記入しましょう。